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本文從醫院行政辦公管理角度出發，介紹了現代醫院在信息化改革過程中，OA辦公協同平臺的設計原則和系統框架。本文將醫院辦公協同平臺的功能組件分為通用類和專項類，并對主要的功能組件，如審批管理、日程管理、人力資源管理進行了介紹，并對其中一些重要的技術點進行了描述。 一、引言 醫院OA的建設經歷了幾個階段，從手工文檔轉化為電子文檔，到行政辦公事務流程的信息化自動化，到人事系統、公文系統、檔案系統等的逐步建立。但在這些系統的設計和開發過程中，往往只考慮了單個職能部門的業務和需求，單個工作流程的特點和功能。時至今日，醫院管理已經從以往的結果管理向過程管理轉變，從粗放管理向精細管理轉變。行政辦公越來越重視部門與部門，部門與員工之間的協作。通過信息共享技術、通信技術加強部門和員工之間的溝通，提升辦公效率。 瑞金醫院是一所三級甲等大型綜合性教學醫院。目前，瑞金醫院信息系統建設已從兩大系統——管理控制系統和決策支持系統，發展為醫療流程，醫療設備，醫療服務，醫院管理和醫療資源共享五大數字化平臺，共計44個系統，284個子系統。其中，辦公協同平臺作為醫院管理平臺的重要組成部分，已取得了一定的成效。 二、醫院協同辦公平臺建設原則 - 面向對象的應用框架 明確平臺的服務對象，從用戶的角度思考問題，了解各類服務對象的需要，以需求為導向，貼合用戶需求設計平臺應用。 - 面向服務的技術框架 在技術框架上要擺脫原本分散及獨立的、服務于單個用戶的應用模式。使用SOA面向服務的方式進行設計，提取應用共性服務內容，減少重復勞動。 - 以人為本的網站框架 平臺框架按照訪問量優先及內容量優先的方式決定頻道欄目的曝光率，并可為用戶定制個性化導航界面。 三、系統框架 圖：瑞金醫院OA辦公協同平臺框架 從圖中可以看出，瑞金醫院的信息系統主要分為面向臨床診療的HIS和PACS等系統，以及面向內部行政管理和外部病人服務的門戶網站系統。而區域信息共享平臺作為一個與外部系統交換數據的載體，僅僅用來向HIS系統提供區域醫療資源信息的交換，本文不作描述。瑞金醫院信息系統中的辦公協同平臺是本文主要討論的對象。 瑞金醫院OA辦公協同平臺（以下簡稱平臺）主要分為平臺應用層和平臺服務層。平臺應用層的各類辦公應用通過單點登錄（SSO）等技術手段與醫院的內網門戶進行了集成。而平臺的服務層為平臺應用層提供了大量的數據交換，安全認證，授權及工作流等服務支持。 四、平臺服務層主要功能 平臺服務層為上層的平臺應用層提供數據源、授權、工作流、Exchange整合等服務，是平臺應用層的基礎設施。平臺服務層采用了SOA的技術架構，從面向服務的角度進行了設計。除了對平臺應用層提供支持外，還可以被瑞金醫院信息系統的其它模塊進行使用。 1．數據源服務 在本平臺中對所有數據以統一的數據對象形式進行管理，并提供數據存取訪問服務。以日程管理為例，在日程管理的部門日程管理中，員工需要創建一個部門日程，那么日程管理需要知道該員工所在部門的信息。以往的做法，一是在日程管理的數據存儲中存放員工的部門信息，并與人力資源管理的員工部門信息進行同步，二是直接讀取人力資源系統的員工部門信息。第一種做法，會增加系統的復雜性和數據冗余，會增加額外的系統開銷來保證數據的一致性；第二種做法則將一個應用的物理存儲直接開放給其他系統，一旦物理數據存儲發生改變，與之相關的系統都需要做出修改，靈活性不夠。 采用數據源服務后，所有數據都以統一的數據對象的形式來展現，數據獨立存儲，大大減少數據冗余，無需考慮數據一致性問題，且在數據源服務接口不變的情況下，對物理數據結構的修改，不會對其他應用產生影響。 2．授權服務 在平臺中為所有應用提供統一的授權認證服務。授權服務的核心是角色，每個用戶至少擁有一個角色，每個角色被定義可以訪問規定的資源。資源可以是數據、應用界面或一個操作等。比如工作流服務中，定義工作流過程時，某個工作流結點可以分派到某角色，而不是某個具體的用戶。這樣，既限制了未授權用戶對工作流資源的訪問，又增加了工作流執行的靈活性，可以通過對用戶的角色授權，來控制工作流的流向。 3．工作流服務 瑞金醫院的工作流服務主要服務于各類行政審批。根據醫院行政審批流程靈活性較強的特點，平臺工作采用狀態機模式，通過接收用戶的指令來控制流程的流向。工作流服務分為工作流運行時服務和工作流設計時服務兩個各部分。工作流設計時服務主要用來定義工作流過程，工作流運行時服務主要用來管理工作流的執行。工作流服務和應用程序是完全分離的，應用程序只需在開發時遵循工作流服務的接口，然后在完全不知道工作流過程定義的情況下，由工作流運行時服務進行控制，完成工作流的執行。 4．Exchange整合服務 平臺整合了微軟的Exchange Server 2007，對EWS (Exchange Web Services)進行了封裝和二次開發，并同微軟的Office Outlook進行了集成。使用該服務來創建日程，用戶可以選擇使用Outlook來查看和維護日程。當創建、修改和刪除日程后，服務會自動為每個參與者發送日程郵件。日程服務不僅為日程管理應用提供支持，其他需要整合日程管理功能的應用都可以使用該服務。如在會議管理中，除了對會議室資源進行管理，還通過發送Exchange消息，實現了自動在與會者Outlook中創建日程的功能。 五、應用層主要功能組件介紹 1．審批管理 審批管理是指院內各部門對日常辦公中需申報審批事務的管理。 1）會議管理 申請人通過該系統在網上提交申請，同時完成了會議信息的部分錄入。管理人員則可以通過系統進行批復并結合郵件、短信等手段實時的通知申請人申請結果及會議地點等安排。 2）外出管理 為加強醫院職工短期外出管理，保證醫院醫教研工作的正常開展，更好地服務和方便臨床一線，醫院對外出管理實現電子化申請。職工外出可登錄平臺填寫外出電子申請表，并交由各級領導審批通過。 3）外事管理 外事管理因涉及的審批環節較多，需要申請人來回奔波多次。為提高外事辦公效率，推廣外事系統，加入網上申報審批功能，方便申報人并提高外事工作辦結率。 2．日程管理 日程管理為所有用戶提供網上日程安排功能。用戶可以自定義日程安排，或為其他用戶定義日程安排，或接受其他用戶為自己定義的日程安排。臨近的日程安排會出現在平臺界面醒目的位置以提醒用戶。 日程管理分為個人日程、部門日程和醫院日程。個人日程中，用戶可以為自己制定日程安排，邀請其他用戶作為日程安排的參與者。對于擁有部門日程安排權限的用戶，可以創建并維護本部門的日程。該部門的所有員工，可以查看部門日程安排。醫院兩辦（黨辦、院辦）的管理人員可以通過對醫院日程的維護，來安排醫院級別的行政工作活動。每個員工都可以登錄平臺，進入醫院日程安排界面，來獲得醫院行政管理的各種動態信息。 日程管理使得用戶只能查看和維護本人的日程，相比傳統的在office文檔中進行個人日程安排，起到了保護個人隱私的作用。部門日程對行政或臨床部門內部的行政管理工作起到了很好的輔助作用，取代了交班、在黑板上書寫去向等傳統的管理手段。而醫院日程則是原來通過院周會，由各科負責人向下層層傳達信息手段的有效補充。 3．人力資源管理 醫院人力資源管理系統在人員信息采集查詢、人員績效考核和人員流程等方面提供了便捷的網上流程。 1）工資管理 在平臺中，人力資源組件負責實現各種工資算法，對相關其他模塊的數據提取也由數據源服務完成。并使用財務處的數據交換接口服務，加強人事處和財務處的協作，以達到高效準確的目的。 2）員工工資自助查詢 員工通過一系列授權認證后，可以按明細或匯總的方式查詢本人某一時段的工資收入。此外，還能查詢到工資項目、金額變動的原因、通知等信息，既及時，又方便，且能保護自己的隱私。用這種自助查詢的方式取代目前的手工方式帶來的效率提升和資源節約顯而易見。 3）員工報到與離職 新員工的報到和離職員工的手續辦理是一個比較繁瑣的流程。員工需要在院內訪問多處職能處室，得到相應職能處室的審批，并領取或交還一定的物資。通過網上申請、批復、集中領取或交還物資的方法，新員工、離職員工和相關職能處室可以省時省力，并能規范物資的發放、管理，方便員工和職能處室之間的交流協作。 4）員工假期申請 以前，員工只能通過科室考勤員申請、人事處審核的手工方式完成。有了網上假期申請，員工可以直接在線申請，科室考勤員、人事處審核，批復，既保留了電子記錄以方便查詢統計，也節約了申請的時間，為考勤子系統、工資子系統的運作提供更為準確、及時的信息。 六、總結 醫院現代化辦公越來越強調信息集成、溝通、協作以提高辦公效率、提升管理水平。利用工作流技術加強職能部門之間的協作來共同處理審批事務；利用現代通信工具，如電話、手機、視頻會議等方法加強交流和溝通；利用辦公日程安排為行政辦公人員提供合理規劃；利用決策支持及時知曉和分析管理數據，更好的服務臨床，將是辦公協同平臺的建設目標和發展方向。 |
