項目管理中總是充滿變數。盡管我們制定了時間表、明確了項目范圍和預算，變化仍然不可避免。

作為項目經理，我們可以通過借鑒經驗、參考數據和研究來預測項目的未來走向。然而，我們不可能預知一切，關鍵在于掌握如何高效地管理這些變更。

項目管理中的變更管理是什么？

變更管理是指在項目生命周期內，如何規劃、執行、監控和結束對項目約束的合理調整。這些調整通常源于需求變化、意外挑戰或不斷變化的業務需求。

資源限制不僅涉及客戶和利益相關者協商的時間表、預算和范圍，還會影響交付團隊的人員、技術和工具等變量。

在項目管理中，我們關注的是如何有效管理變更，確保項目能夠順利、按時、按預算、高質量地完成，并在積極的氛圍中保持成功的可能性。

管理變更的兩個關鍵原則

要有效管理變更，關鍵在于兩點：

1-建立清晰的變更管理流程

變更管理流程是應對項目中不可預見變化的關鍵。這個流程需要根據項目的特點定制，通常包括變更請求表（CRF）和變更管理日志（CML）。CRF用于詳細記錄變更請求，而CML則跟蹤變更請求的處理過程。

項目經理需審查CRF，確保信息完整，并根據變更的影響和風險決定是否批準。一旦批準，相關方會被通知，變更工作會納入項目時間表，CML也會相應更新。

2-重視人為因素

除了流程，項目經理還需管理變更對人員的影響，確保所有相關人員都清楚變更情況。這不僅包括利益相關者和客戶，還有項目團隊。

在項目啟動會議上介紹變更管理流程是一個好方法，可以設定對變更的預期，并有一個透明的流程來處理這些變更，避免因變更而產生緊張關系。

因此，管理變更不僅需要一個完整的流程，還要關注相關人員。平衡這兩個原則，可以幫助確保項目變更管理的成功。

管理項目變更的10個技巧

無論采用何種項目方法，妥善管理變更都很重要。若變更未得到妥善處理，可能會導致進度延誤、資源沖突和成本失控。

以下是管理項目變更的10個基本技巧：

1. 明確項目基線

項目基線是與客戶商定的初始計劃，應詳細記錄在工作說明中，包括項目范圍、目標、預算、進度、關鍵里程碑和交貨日期。

2. 掌握客戶的優先級

與客戶就重要事項達成共識，了解哪些要求是必須滿足的，哪些可以靈活調整。這有助于評估變更的影響，并與客戶溝通可能的后果。

3. 明確變更流程

在項目啟動時，向客戶說明如何處理變更，尤其是范圍變更，并記錄在工作說明或啟動文件中。至少應概述變化的不可避免性、定義、處理方式、變更請求者和批準者。

4. 識別決策者

確保與客戶的正確人員溝通，了解誰是決策者。項目負責人可能有權批準小的變更，但大的預算變更可能需要更高層的批準。

5. 記錄變更

變更請求可能通過多種方式提出，如會議、電子郵件或電話。建議使用變更日志記錄所有變更，以免遺漏。

6. 及時溝通變更

得知可能的變更后，立即通知客戶。在每周會議中檢查變更日志，并在狀態報告中包含最新信息。

7. 評估變更影響

記錄變更請求后，審查其對項目范圍、時間表、交付日期、預算、質量和資源的潛在影響。收集所有相關信息，提出建議，以便與客戶共同做出明智的決策。注意，評估變更本身也會占用團隊成員的時間，可能影響他們完成當前工作。

8. 正式批準變更

確保有一個正式流程來記錄和批準變更，以避免誤解。

9. 更新項目計劃

變更獲批后，更新項目計劃、預算跟蹤器、時間表和其他相關文檔。

10. 防范小變更累積

客戶可能會頻繁提出看似簡單的小變更，如“快速完成這個”或“這只是復制粘貼的工作”。偶爾協助客戶可以建立良好的工作關系，但要記住，頻繁的小變更可能會累積成大問題。因此，不要害怕拒絕不合理的請求，堅持變更管理流程。

使用8Manage PM輕松管理變更

在整個項目中管理變更并非易事，但8Manage PM是項目變更管理的理想平臺，提供涵蓋整個變更生命周期的閉環管理流程，輕松管理項目變更。

-實時儀表板

直觀儀表板讓你能夠實時規劃、安排和跟蹤項目變更。你可以在一個平臺上完成所有任務，拖放任務，自定義工作流程，滿足項目需求，并監控工作進度，及時發現并解決問題。

-可視化視圖

8Manage PM提供甘特圖、看板等多種視圖，清晰展示變更過程，幫助你快速分析任務進展，確保項目按時完成。

-風險及時通知

提醒功能確保你實時了解項目中的任何變更，節省時間和精力。

-實時協作

通過提供單一真相來源簡化團隊協作，每個人都能跟蹤任務和截止日期。系統還支持任務評論，便于提供和接收反饋，簡化反饋跟蹤。此外，團隊成員可以輕松共享文件，獲取與特定任務相關的信息。

8Manage PM項目管理軟件功能全面，不僅能管理變更，還涵蓋項目的范圍、進度、成本和風險等關鍵領域。這樣可幫助管理者全程掌控項目，無論變更出現在哪個階段都能靈活應對，確保項目按時完成。