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采購管理軟件：采購部門的5大合同管理實踐
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合同管理在企業的采購周期中發揮著不可或缺的作用。隨著數字化熱潮的普及，如果采購團隊仍然依賴人工流程、電子表格和孤立的系統，來管理買方合同授標前和授標后階段，就會導致合同的整體管理效率低下、耗時長、成本增加，并使企業面臨風險。
因此，采購部門的合同管理必須是一個高效且管理完善的流程。以下五大采購合同管理實踐，可以幫助企業提高采購流程的效率和效益：
1、優化供應商管理和服務水平協議
改進合同管理的最佳做法之一，是能夠更清楚地了解供應商關系的表現。
實施采購合同管理可以在組織層面構建合同數據，從而提供端到端的可視性，還有助于監控和管理合同條款、日期、重要供應商信息、供應商類型、合同類型等。有了實時數據洞察力，企業就能知道哪些供應商在履行義務，哪些沒有履行義務，并能對其進行相應的管理。
2、消除創建訂單的手動流程
企業應簡化對供應商數據的收集和監控，在收集重要的供應商資格信息后，選擇最佳供應商，然后使用批準的供應商列表和供應商資料數據創建采購訂單模板。
企業應使用最新的合同信息，通過采購管理軟件創建采購訂單，該軟件具有自定義模板、審批工作流程功能，使采購人員能夠自信地執行合同。
這樣不僅消除了手動錯誤，有助于降低成本，還能起到檢查合同合規性的作用。
比較供應商的報價并進行響應可能是一項非常耗時且艱巨的任務。通過全面的合同數據存儲庫，采購專業人員可以確定合適的供應商，并輕松創建有效的談判文件。
合同數據將包括定價、服務水平協議（SLA）以及條款和條件。先進的采購合同管理解決方案可確保企業的審批政策得到執行，并在每份合同中包含所有必要信息。
3、簡化采購流程
通過創建一個中央信息庫，采購部門可以對以數字格式存儲的所有合同信息進行分類和搜索。自動化可幫助采購專業人員節省時間，消除手動搜索供應商和當前合同相關信息的低效現象。因此，它有助降低與采購相關的成本，提高部門的效率和生產力。
4、輕松監控和管理支出
采購功能中的支出透明度有助于發掘潛在的節約潛力。使用采購合同管理軟件，采購專業人員可以輕松監控和跟蹤與銷售商和供應商簽訂的合同相關的所有支出。
軟件工具消除了可能出現手動錯誤和數據不完整的雜亂電子表格，這些專業人員可以通過圖形化儀表盤和可定制報告中捕獲的合同數據，快速得到結果并報告與供應商協議相關的準確數據。
5、提高供應商績效可見性
通過持續衡量供應商對合同條款的遵守情況，以及基于動態供應商績效指標的采購活動，自動化可幫助采購部門及早發現問題。這樣，企業就能降低多供應商的維護成本，改善與供應商的關系。有了中央信息庫中的信息，就可以標記合同到期日，這樣就不會錯過最后期限，確保實現合同里程碑。
采購部門要想了解整個價值鏈的合同執行情況，就必須具備分析能力、審計跟蹤和合規執行能力。通過部署現代合同管理解決方案，企業可以分析供應商績效，從而與供應商確定最有效的關鍵績效指標和服務水平協議。
實現合同管理流程自動化
要改進采購合同流程，最有效的方法是實現自動化。使用采購管理軟件8Manage SRM可以幫助解決這個問題。
1、適用于不同類型的采購活動
8Manage 采購合同靈活易用，可適用于不同類型的采購管理：
● 簡單的消費品采購
● 有復雜合同條款和復雜交付的大宗采購
2、在同一頁面管理整個采購合同
在8Manage中，所有采購員和采購管理者可以在同一個頁面上查看和管理整個采購合同。每個采購合同都可以用一個項目來管控資源、活動、采購物料以及交付，以確保交付符合合同條款。
3、采購合同修改和審批
8Manage的采購合同管理提供了靈活的修改機制。已經審批過的合同可以通過申請進行修改，系統會追蹤記錄每個修改版本，并管理最新版本的重新審批流程。
4、采購合同續約管理
8Manage支持采購合同的續約管理。用戶可以設定續約周期和價格調整，在合同到期前系統會自動發送續約提醒。通過8Manage SRM采購管理系統的續約概覽，采購人員可以輕松查看即將需要續約的采購合同，方便省時。系統還支持根據設定自動生成新的采購合同，提高效率、準確性。
作為一站式的端到端采購管理解決方案，除了可以全面管理采購合同外，8Manage SRM采購管理軟件還包括從采購申請、詢價、競價、招標、采購訂單、采購執行到供應商生命周期的全面管理。系統不僅可以顯著提高企業的采購效率，還確保采購過程的公平、公正、透明。
因此，采購部門的合同管理必須是一個高效且管理完善的流程。以下五大采購合同管理實踐，可以幫助企業提高采購流程的效率和效益：
1、優化供應商管理和服務水平協議
改進合同管理的最佳做法之一，是能夠更清楚地了解供應商關系的表現。
實施采購合同管理可以在組織層面構建合同數據，從而提供端到端的可視性，還有助于監控和管理合同條款、日期、重要供應商信息、供應商類型、合同類型等。有了實時數據洞察力，企業就能知道哪些供應商在履行義務，哪些沒有履行義務，并能對其進行相應的管理。
2、消除創建訂單的手動流程
企業應簡化對供應商數據的收集和監控，在收集重要的供應商資格信息后，選擇最佳供應商，然后使用批準的供應商列表和供應商資料數據創建采購訂單模板。
企業應使用最新的合同信息，通過采購管理軟件創建采購訂單，該軟件具有自定義模板、審批工作流程功能，使采購人員能夠自信地執行合同。
這樣不僅消除了手動錯誤，有助于降低成本，還能起到檢查合同合規性的作用。
比較供應商的報價并進行響應可能是一項非常耗時且艱巨的任務。通過全面的合同數據存儲庫，采購專業人員可以確定合適的供應商，并輕松創建有效的談判文件。
合同數據將包括定價、服務水平協議（SLA）以及條款和條件。先進的采購合同管理解決方案可確保企業的審批政策得到執行，并在每份合同中包含所有必要信息。
3、簡化采購流程
通過創建一個中央信息庫，采購部門可以對以數字格式存儲的所有合同信息進行分類和搜索。自動化可幫助采購專業人員節省時間，消除手動搜索供應商和當前合同相關信息的低效現象。因此，它有助降低與采購相關的成本，提高部門的效率和生產力。
4、輕松監控和管理支出
采購功能中的支出透明度有助于發掘潛在的節約潛力。使用采購合同管理軟件，采購專業人員可以輕松監控和跟蹤與銷售商和供應商簽訂的合同相關的所有支出。
軟件工具消除了可能出現手動錯誤和數據不完整的雜亂電子表格，這些專業人員可以通過圖形化儀表盤和可定制報告中捕獲的合同數據，快速得到結果并報告與供應商協議相關的準確數據。
5、提高供應商績效可見性
通過持續衡量供應商對合同條款的遵守情況，以及基于動態供應商績效指標的采購活動，自動化可幫助采購部門及早發現問題。這樣，企業就能降低多供應商的維護成本，改善與供應商的關系。有了中央信息庫中的信息，就可以標記合同到期日，這樣就不會錯過最后期限，確保實現合同里程碑。
采購部門要想了解整個價值鏈的合同執行情況，就必須具備分析能力、審計跟蹤和合規執行能力。通過部署現代合同管理解決方案，企業可以分析供應商績效，從而與供應商確定最有效的關鍵績效指標和服務水平協議。
實現合同管理流程自動化
要改進采購合同流程，最有效的方法是實現自動化。使用采購管理軟件8Manage SRM可以幫助解決這個問題。
1、適用于不同類型的采購活動
8Manage 采購合同靈活易用，可適用于不同類型的采購管理：
● 簡單的消費品采購
● 有復雜合同條款和復雜交付的大宗采購
2、在同一頁面管理整個采購合同
在8Manage中，所有采購員和采購管理者可以在同一個頁面上查看和管理整個采購合同。每個采購合同都可以用一個項目來管控資源、活動、采購物料以及交付，以確保交付符合合同條款。
3、采購合同修改和審批
8Manage的采購合同管理提供了靈活的修改機制。已經審批過的合同可以通過申請進行修改，系統會追蹤記錄每個修改版本，并管理最新版本的重新審批流程。
4、采購合同續約管理
8Manage支持采購合同的續約管理。用戶可以設定續約周期和價格調整，在合同到期前系統會自動發送續約提醒。通過8Manage SRM采購管理系統的續約概覽，采購人員可以輕松查看即將需要續約的采購合同，方便省時。系統還支持根據設定自動生成新的采購合同，提高效率、準確性。
作為一站式的端到端采購管理解決方案，除了可以全面管理采購合同外，8Manage SRM采購管理軟件還包括從采購申請、詢價、競價、招標、采購訂單、采購執行到供應商生命周期的全面管理。系統不僅可以顯著提高企業的采購效率，還確保采購過程的公平、公正、透明。
